情報整理がラクになる！ファイルとインデックス
たとえば医療機器の販売店は各種メーカーの製品情報を集めて営業することになる。タブレットなどが普及してきた今ではそうした製品カタログはすべてデータ化して持ち歩くという企業もあるだろうが、一方でまだまだ紙のカタログを持つという企業も少なくはない。
会社で共通のカタログが支給されるならまだしも、自分でカタログを用意して使う場合にはいろんなメーカーの製品情報が整理されずゴチャゴチャになったファイルを使っているということはないだろうか。
ここではそうしたカタログ整理のちょっとした工夫を紹介したい。
ファイリングとインデックス
販売店がカタログで持つ医療機器製品の種別はさまざまだ。その情報は膨大で、商談中にサッと目的のページが見つけられずアタフタしたという方もいるのではないだろうか。
こうした膨大な情報を整理する基本的な方法は、ファイリングとインデックスの活用だ。
ファイリングはその名の通り、各医療機器メーカーの製品情報をファイルに綴じること。この際、バインド型のファイルよりも穴をあけて通すリング型のファイルのほうが使いやすい。
バインド型と比べて出先でバサッと落ちてしまうことがないし、ファイルの仕様にもよるが180°開くことができるため商談時に相手に見せやすいためだ。また、まとまったページ数でも収めることができる。
次にインデックス。これは、ページの右端についている山のことを指す。よく分厚いカタログなどで製品の種類ごとにインデックスで分けてあるのを見かけるが、それと同じように自分のファイルも整理するといい。
メーカーごとなのか、製品ごとなのか、目的ごとなのか。それはそれぞれの使い勝手に応じて決めるといいだろうが、何もないのと比べて非常に使いやすくなる。
たかが書類の整理ではあるが、こうした細かな環境改善の積み重ねで仕事の状況、あるいは自分自身の心境にもずいぶんと変化が出てくるはずだ。
その前向きな変化は、ひいては商談相手となる医療施設のドクターやスタッフの心証にも変化を与えることにつながるかもしれない。
